Tugas 2 MLSI

Tugas 2

CONTOH NYATA DARI METODE YANG DIGUNAKAN UNTUK MENINGKATKAN PROSES KEY STEP PADA SIX SIGMA :

 

A. DEFINE
Tahap Define adalah tahap pertama dari proses DMAIC, tahap ini bertujuan untuk menyatukan pendapat dari tim dan sponsor mengenai proyek yang akan dilakukan, baik itu ruang lingkup, tujuan, biaya dan target dari proyek yang akan dilakukan. Tahapan dalam Define :

1. Pemilihan proyek oleh sponsor dan tim

2. Pembuatan proposal proyek dan pembentukan tim

3. Menentukan ruang lingkup proyek

4. Mengumpulkan data mengenai VOC (Voice of Customers)

5. Peninjauan ulang tahap Define

 

Tools yang digunakan dalam tahapan Define:

1. Brainstorming

2. Diagram SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Costumer)

 

B. MEASURE

Tahap Measure bertujuan untuk mengetahui proses yang sedang terjadi, mengumpukan data mengenai kecepatan proses, kualitas dan biaya yang akan digunakan untuk mengetahui penyebab masalah yang sebenarnya. Tahapan pada Measure :

1. Menentukan output dan input dari proses.

2. Membuat value stream mapping.

3. Menentukan ukuran performansi yang dipakai.

4. Melakukan pengumpulan data untuk perhitung.

5. Menghitung kapabilitas proses.

6. Peninjauan ulang tahap Measure

Tools yang digunakan dalam tahapan Measure:

1. Value Stream Map.

2. Value add and non value add analysis.

 

C. ANALYZE

Tujuan tahap Analyze adalah untuk memverifikasi penyebab yang mempengaruhi input kunci dan output kunci. Tahapan pada Analyze :
  

1. Menentukan input kritis.

2. Melakukan analisa data dan analisa proses.

3. Menentukan akar penyebab masalah.

4. Menyusun prioritas akar penyebab permasalahan.

5. Melakukan peninjauan ulang terhadap tahap Analyze.

Tools yang digunakan dalam tahapan Analyze :

1. Cause and Effect Diagram.

2. Failure Modes and Effects Analysis (FMEA).

3. Pareto Chart.

 

D. IMPROVE

Tujuan tahap Improve adalah menemukan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah.  Tahapan yang dilakukan pada Improve :

1. Mencari solusi potensial.

2. Memilih dan menyusun prioritas terhadap solusi.

3. Mengaplikasikan praktik Lean six sigma.

 

E. CONTROL
Tujuan tahap Control adalah untuk melengkapi semua kerja proyek dan menyampaikan hasil proses perbaikan kepada up management. dan memastikan bahwa setiap orang bekerja telah dilatih untuk melakukan prosedur perbaikan yang baru. Tahapan pada Control :

1. Mengadakan pemantauan terhadap hasil implementasi

2. Mendokumentasikan standard operating procedurebaru

3. Membuat rencana pengendalian proses

4. Membuat peta perjalanan/ histori proyek

5. Melakukan proses transisi dan pengalihan tanggung jawab pada pemilik proses

6. Melakukan peninjauan ulang tahap control

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :

1. Hasil implementasi secara menyeluruh

2. Dokumentasi dan pengukuran untuk mempersiapkan tindakan lanjutan yang akan diambil

3. Bukti

METODE TAGUCHI

Berikut akan dijabarkan mengenai hal-hal yang penting dalam metode Taguchi:
Orthogonal Array
Robustness
Faktor Terkendali dan Faktor Noise.

 

contoh :

Signage (Papan Promosi) Toko

Masalah:
Seorang staf toko melaporkan kepada pemimpin eksekutif perusahaan ritelnya bahwa mereka menerima terlalu banyak papan promosi.
Analisa Six Sigma:
Perusahaan telah terlalu banyak mencetak dan mendistribusikan papan toko yang identik ke seluruh regional, tanpa memperhatikan ukuran masing-masing toko, jenis produk yang dijual, atau perencanaan display. Perusahaan tersebut lalu menerapkan metode klasifikasi toko yang custom agar dapat mengetahui kebutuhan masing-masing toko akan papan promosi, dan memesan papan promosi secara mingguan kepada vendor yang membuatnya. Opsi ini membuahkan berkurangnya pemborosan untuk papan toko  sebanyak 41%.
Total Keuntungan Pertahun: US$ 420.000

sumber: https://qualityengineering.wordpress.com/tag/konsep-six-sigma/

Tugas 1 MLSI

Tugas 1

Contoh Nyata 5 Domain Yang Terdapat Pada Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

Ada 5 (lima) domain proses utama yang harus diperhatikan secara sungguh-sungguh dalam memastikan terjadinya pelayanan berbasis teknologi informasi yang handal, masing-masing adalah sebagai berikut:

1.       Service Strategy

Mengisyaratkan bahwa setiap organisasi semacam perusahaan harus memiliki sebuah Strategi Pelayanan yang menjadi panduan bagi setiap aktivitas “services” yang terjadi dalam perimeter organisasi. Secara prinsip, strategi ini berisi bagaimana cara dan mekanisme yang dianut serta perlu dilakukan oleh seluruh pemangku kepentingan organisasi di dalam usahanya untuk memberikan layanan yang baik.

Proses dalam mengembangkan strategi layanan adalah sebagai berikut:

·                     Strategy Management for IT Services

·                     Service Portofolio Management

·                     Financial Management for IT Services

·                     Demand Management

·                     Business Relationship Management

Contoh : sebuah best practice yang mendorong pembangunan kebijakan service management dan proses berdasarkan ITIL lifecycle yang sukses. Penyedia layanan akan memiliki pandangan strategic pada workflow ITIL service management yang memungkinkan kontrol terhadap risiko dan biaya. 

2.       Service Design

Memperlihatkan bagaimana organisasi merancang ekosistem (infrastruktur dan superstruktur) teknologi informasi untuk memenuhi atau melayani para pemangku kepentingannya. Melalui desain ini, diharapkan tercipta suatu lingkungan kondusif bagi divisi teknologi informasi dalam memberikan layanan prima ke segenap individu, kelompok, dan unit/divisi pengguna pada organisasi.

  

Proses dalam merancang postur layanan teknologi informasinya adalah sebagai berikut:

·                     Design Coordination

·                     Service Catalogue Management

·                     Service Level Management

·                     Availability Management

·                     Capacity Management

·                     IT Service Continuity Management

·                     Information Security Management

·                     Supplier Management

  

Contoh :

·                     Mendesain service untuk memenuhi sasaran-sasaran bisnis

·                     Mendesain service yang mudah untuk dibangun dengan efisien

·                     Mendesain proses yang efektif dan efisien

·                     Mengidentifikasi dan mengelola resiko

·                     Mendesain infrastruktur TI yang aman dan handal, lingkungan (environment), aplikasi, serta sumber daya dan kapabilitas data/informasi

·                     Mendesain metode pengukuran dan metrik-metrik untuk menilai (assesing) proses desain

·                     Memproduksi dan memelihara rencana-rencana TI, proses-proses, kebijakan (policies), arsitektur, kerangka kerja, dan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses desain

·                     Membantu dalam membangun kebijakan (policies) dan standar-standar dalam desain dan perencanaan service TI

·                     Mengembangkan keterampilan (skills) dan kemampuan (capability) dalam TI

·                     Memberikan kontribusi dalam perbaikan kualitas serivce TI

3.       Service Transition

Menggambarkan bagaimana organisasi bertransformasi atau menjalankan perubahan menuju rancangan lingkungan pelayanan yang diinginkan. Tahapan transisi ini harus dikawal dengan sebaik-baiknya agar efektif dan tidak terjadi chaos.

  

Proses dalam konteks menerapkan konsep rancangan layanan teknologi informasi ke dalam kegiatan operasional sehari-hari adalah sebagai berikut:

·                     Transition Planning and Support

·                     Change Management

·                     Service Asset and Configuration Management

·                     Release and Deployment Management

·                     Service Validation and Testing

·                     Change Evaluation

·                     Knowledge Management

Contoh : client saat ini menggunakan Microsoft Windows XP. Kemudian ada proyek yang akan mengganti XP ke Windows 7 pada seluruh komputer. Service Transition berfungsi untuk memastikan bahwa proyek ini dilakukan secara sistematis, untuk mencegah gangguan yang terjadi di sisi client.

4.       Service Operation

Mendeskripsikan secara detail dan jelas mengenai inti dari rangkaian proses manajemen, yaitu pengelolaan pelayanan itu sendiri pada tahap operasionalnya. Di sinilah para pelanggan internal maupun eksternal (pemangku kepentingan) akan mendapatkan langsung manfaat dari keberadaan teknologi informasi dan komunikasi.

  

Proses dalam menjalankan kegiatan operasional layanan teknologi informasinya adalah sebagai berikut :

·                     Event Management

·                     Incident Management

·                     Request Fulfillment

·                     Problem Management

·                     Access Management

  

Fungsi tata kelola yang harus dibangun dalam perimeter perusahaan, yaitu :

·                     Service Desk Function

·                     Technical Management Function

·                     IT Operation Managemnet Function

·                     Application Management Function

Contoh studi kasus kenapa kita perlu memanage SO di sebuah organisasi atau perusahaan. Pada tahun 2010 kami ditunjuk sebagai team yang menangani sistem informasi disebuah perguruan tinggi. Pada awal kami ditujuk, organisasi tersebut belum merapkan layanan berbasis IT. Sehingga sebagai seorang ketua team saat itu, kami yang sering dimintai tolong untuk layanan IT yang sudah ada. Hal ini terjadi karena belum adanya service desk yang sesuai dengan tupoksi ITIL. Akibatnya untuk layanan-layanan yang sifatnya sangat sederhana, sebagai contoh reset password terkadang pelanggan tetap menghubungi Ketua. Dengan kondisi ketua yang sering rapat dan harus memanage banyak hal, terkadang hal-hal tersebut bukan membuat pelayanan menjadi cepat tetapi bahkan membuat menjadi lambat, tidak tercatat dan terkadang tidak terselesaikan.  

Kemudian kami mencoba mengubah layanan IT yang ada menggunakan konsep ITILv3, untuk fase awal kami tidak menggunakan seluruh fase yang ada, tetapi hanya menerapkan layanan service desk dengan konsep Single Point Of Contact (SPoC). Hasilnya sangat mengembirakan, terutama disisi dokumentasi terhadap masalah yang masuk ke service desk, dimana semua masalah menjadi tercatat. Team development yang tugasnya untuk memikirkan pengembangan sistem menjadi lebih focus dalam bekerja (tidak sering medapat gangguan langsung dari pelanggan). Walau kedepannya akan terjadi masalah karena penerapan SO saja tidak cukup, karena SO harus menggunakan patokan service portfolio yang sudah didefenisikan di SS dan SD dan di uji cobakan pada fase ST. Tetapi ini menjadi titik kemajuan penerapan ITSM dikampus kami.

5.       Continual Service Improvement

Mengingatkan perlunya dilakukan perbaikan berkesinambungan terus menerus dari masa ke masa. Hal ini tidak saja berarti bahwa organisasi yang bersangkutan senantiasa belajar dan selalu berkembang dari masa ke masa, namun mengandung makna bahwa organisasi selalu siap menghadapi berbagai perubahan karena dinamika global.

  

Proses ini berisi tujuh langkah perbaikan pelayanan, sebagai berikut :

·                     Mendefinisikan indicator yang harus diukur

·                     Menentukan yang harus diukur

·                     Mengumpulkan data

·                     Memproses data

·                     Menganalisa data

·                     Menyajikan dan menggunakan informasi

·                     Melaksanakan aksi perbaikan

Contoh : client dengan meningkatkan pada komponen transition, design, strategy dan operation. Sebuah sistem umpan balik biasanya digunakan untuk menerjemahkan masukan dari user menjadi strategi improvement.

http://www.academia.edu/14326070/ITIL_Standar_Internasional_Manajemen_Pelayanan_Teknologi_Informasi

http://husniteja.uinjkt.ac.id/miscstuff

http://pringmedia.blogspot.co.id/2012/12/gambaran-umum-itilv3.html

https://ybandung.wordpress.com/2010/03/04/it-infrastructure-library-service-design-1/

http://haniyamari.blogspot.co.id/2016/03/contoh-nyata-5-domain-yang-terdapat.html